Bereits im hohen MA bewahrten manche Kanzler die für die Herrschaft ihres Fs.en wichtigen Urk.n zusammenhängend auf. Bis in das 14. Jh. wurden solche Urkundendepots aber nur selten systemat. geführt. Die Urk.n wurden meist in Kisten gelagert, die angesichts der Reiseherrschaft vieler Fs.en vergleichsweise leicht zu transportieren waren. Ein solches Archiv war Bestandteil zunächst der Kapelle, bald der Kanzlei, für die Moraw den Begriff der »Urkundenkanzlei« verwendet.

Aus dem zunehmenden Verwaltungsaufwand mit der damit einhergehenden Schriftlichkeit, der erhebl. Steigerung der Urkundenproduktion und der wachsenden Verwendung von Formelbüchern und Registern ergab sich seit dem Beginn des 14. Jh.s die Notwendigkeit einer Reorganisation der Ablage. Die Ausbildung der »Verwaltungskanzlei« (Moraw 1983) zog die Errichtung eines Archivs als eines selbstständigen und bes. geschützten Raumes innerhalb einer Res. oder einer Burg nach sich. Den Ausschlag für diese Neuorganisation gab die Notwendigkeit, systemat. Privilegien und Herrschaftsansprüche dokumentieren zu müssen, wie dies bspw. um 1330 bei Mgf. Friedrich II. von Meißen-Thüringen der Fall war. Hiermit ging dann teilw. die Benennung eines Archivars einher, dessen wichtigste Aufgabe die Registratur der Urk.n und zunehmend auch der Akten war. Verfügten manche Herrscher wie bspw. Pfgf. Ludwig III. Ende des 14. Jh.s noch über mehrere Kanzleien und damit mehrere Archive, so ließen immer mehr Fs.en spätestens im Verlauf des 15. Jh. ihre Archivbestände in einer Res. zusammenfassen. Auf Reichsebene war das Reichshofgericht und nachfolgend das Reichskammergericht die einzige Einrichtung, die bereits im 15. Jh. eine regelmäßige Ablage führte.

Standen einem Fs.en mehrere Res.en zur Verfügung, so wurden bes. stark gesicherte Burgen wie bspw. die Wartburg oder das Heidelberger Schloß zur Errichtung eines Archivs gewählt. Der umfassend gesicherte Raum befand sich bspw. im Turm wie in Kleve oder im Keller wie in Heidelberg. Teilw. lag das Archiv in unmittelbarer Nähe zur Schatzkammer des Fs.en. In Hofordnungen und Verfügungen wurde der Kreis der zugangsberechtigten Personen auf eine kleine Gruppe beschränkt. Man fürchtete den Diebstahl, da ein Rechtsanspruch nicht durchsetzbar war, wenn man das entspr. Privileg nicht vorlegen konnte.

Während in der Kanzlei die laufend benötigten Schriftstücke sowie die Register aufbewahrt wurden, nutzte man das Archiv als Aufbewahrungsort für Urk.n und Akten, die nicht mehr fortwährend verwendet wurden, denen keine Bedeutung zugemessen wurde oder die von solchem Wert waren, daß sie bes. geschützt werden mussten. In regional unterschiedl. Umfang, im Verlauf des 16. Jh.s aber insgesamt zunehmend wurden auch Rechnungsbücher, Quittungen und weitere Dokumente der Finanzverwaltung archiviert.

Der Archivraum wurde vielfach mit großen Schränken ausgestattet. Beim Archiv des Würzburger Bf.s waren dies fünf Schränke mit Schubladen, da die Archivalien in fünf Gruppen unterteilt wurden. Entsprechende Dorsalvermerke auf den Urk.n verwiesen in Würzburg wie anderswo auf die entspr. Schubläden oder Kästen. (Farbtafel 58). Teilw. wurden bereits Signatursysteme bestehend aus Buchstaben-, Zahlen-, Farb- und Bilderkombinationen verwandt. Die archivierten Bestände des Deutschen Ordens auf der Marienburg hatten bereits um 1400 einen solchen Umfang, daß ein Transport nicht mehr ohne weiteres mögl. war.

Die funktionale Qualität des Archivs stand in unmittelbarem Zusammenhang zur Wertschätzung durch den Fs.en sowie zur Qualifikation des Personals. Archiv und Archivar oder Registrar gehörten zunächst personell zum Umfeld der Kanzlei. In der weiteren Entwicklung des 16. Jh.s erlangte der fsl. Rat immer mehr an Einfluß, dem daher zunehmend auch das Archiv zugeordnet wurde. Dies zog dann zugl. eine Verstetigung der Qualität nach sich. Sie konnte unterbrochen werden durch Erbteilungen wie bspw. bei den Wettinern, da die Chemnitzer Teilung von 1382 eine Aufteilung der Bestände sowie die Errichtung von drei Archiven nach sich zog. Diese wurden dann nach der Altenburger Örterung von 1436 wieder zusammengeführt.

Die rechtl. Relevanz der archivierten Dokumente verhinderte, daß selbst benachbarte und rechtl. miteinander verbundene Institutionen gemeinsame Archive errichteten. So wurde bspw. das Archiv des Würzburger Domkapitels im oder beim Dom aufbewahrt, während der Würzburger Bf. im 15. Jh. auf seiner Festung Marienberg einen eigenen Archivraum mit entspr. Ausstattung errichten ließ.

→ vgl. auch Abb.142