Unter Kanzlei versteht man in der Fachsprache der Diplomatik ein bei Hofe oder bei einer sonstigen urkundenausstellenden Institution angesiedeltes Gremium von sachkundigen Personen, die die Urk.n zu formulieren und auszufertigen haben.

Der Begriff cancellaria (Kanzlei) ist erst seit dem späten 12. Jh. in den Quellen nachweisbar. Wesentl. älter ist die Funktionsbezeichnung cancellarius (Kanzler), mit der in der Spätantike der Gerichtsdiener bezeichnet wurde, abgeleitet von cancelli (Schranken des Gerichts). Im fränk. Reich wird unter cancellarius bereits der Gerichts- oder Grafschaftsschreiber verstanden. Seit karoling. Zeit war es die Aufgabe der Hofkapläne, die Urk. der fränk. Kg.e auszustellen, an ihrer Spitze der archicapellanus, der auch unter den Bezeichnungen archinotarius, protonotarius, summus notarius, aber auch cancellarius begegnet. Im Deutschen Reich hat seit Otto I. das Amt des Kanzlers feste Gestalt gewonnen; dieser rekognosziert (bestätigt) an Stelle des Erzkanzlers die Königsurkunde. Die Funktion der Erzkanzler (Ebf. von Mainz, Köln und Trier) war vorwiegend polit. Natur und kann hier außer Betracht bleiben. Die Kanzler, traditionell stets Angehörige des geistl. Standes, waren enge Vertraute des Kg.s und wurden oft für polit.-diplomat. Aufgaben herangezogen. Nach kgl., seltener nach päpstl. Vorbild entstehen bei allen geistlichen, und mit zeitl. Verzug auch bei allen weltl. Fs.en, später auch bei allen Kl.n, Städten und Märkten eigene Kanzleien, deren Hauptaufgabe es ist, die Urk.n auszustellen.

Zwingende Voraussetzung für die Bildung einer eigenen Kanzlei ist das Entstehen einer eigenen Urkundenfertigung, die so zahlr. geworden ist, daß man mit Gelegenheitsschreibern nicht mehr auskommen kann. Diese Entwicklung setzt bei den großen Bm. in der Regel im zweiten Drittel des 12. Jh.s ein, bei den kleineren Bm.ern sowie den weltl. Herrschaften in der Zeit ab 1200. Um die Mitte des 13. Jh.s ist im allg. eine Entwicklungsstufe erreicht, bei der man von einer Kanzlei sprechen kann. Diese bestand auch bei größeren Territorien anfängl. nur aus einigen wenigen Klerikern als Schreibern (notarii), die gleichzeitig und nebeneinander tätig waren, wobei eine sicherl. schon länger bestehende Leitungsfunktion mit der Bezeichnung protonotarius hervorgehoben wurde (im Hzm. Bayern ab 1243). Ungefähr gleichzeitig erfolgte die Trennung von Kanzlei und Kapelle. In der Regel lebten die Notare von geistl. Pfründen, sog. Kanzleipfründen. Nur Geistliche besaßen zu dieser Zeit den erforderl. Bildungsstand, die durchwegs in Latein verfaßten Urk.n aufzusetzen und ins Reine zu schreiben. In der Zeit kurz nach 1300 weicht Latein dem Deutschen als Urkundensprache und nur die Kanzleien der Bm.er halten neben dem vorherrschenden Deutsch in nennenswertem Umfang am Latein fest. Nun werden aus den notarii Schreiber und aus dem protonotarius der oberste Schreiber.

Für die Zeit bis etwa 1350 wird man unterstellen dürfen, daß die Kanzlei im wesentl. eine Reisekanzlei war, indem die Notare mit ihrem Herrn von Burg zu Burg und von Stadt zu Stadt zogen, wie die vielen wechselnden Ausstellungsorte der Urk.n belegen. Es finden sich noch keine Hinweise, daß die Schreiber kontinuierl. nur an einem Ort ihrer Kanzleitätigkeit nachgegangen wären. Bei geistl. Fs.en dagegen ist von vornherein eine stabilitas loci gegeben, indem am Sitz des Bf.s oder eines Abts bzw. Propsts stets auch die Kanzlei angesiedelt war.

Ab der Mitte des 14. Jh.s dürfte bei vielen Kanzleien die Bindung an einen Ort große Fortschritte gemacht haben. Seitdem (bei geistl. Kanzleien z. T. schon seit dem ausgehenden 13. Jh.) hatten die Kanzleigeschäfte eine größere Vielfalt gewonnen. Nun wurden nicht nur Urk.n für die Empfänger ausgestellt, sondern parallel dazu Registerhandschriften geführt, in die man die Urk.n vor der Aushändigung abschriftl. eintrug, um auch in Zukunft ein sicheres Wissen über die Urkundeninhalte zu erhalten. Gerade das Führen solcher Registerhandschriften setzt einen stabilen Kanzleiraum und eine größere Zahl von Schreibern voraus. Man wird nun die bisherigen Schreiber (notarii) von Hilfskräften (in Bayern gesellen gen.) unterscheiden müssen, die ledigl. die Reinschriften und Abschriften in den Registern zu fertigen hatten, aber keine Entwürfe formulieren durften. Ungefähr zeitgl., in Bayern ab der Mitte des 14. Jh.s, lassen sich in den Urkundenregistern, etwas später auch auf den Urk.n selbst, Kanzleivermerke nachweisen, in denen die Verantwortl. für den Beurkundungsbefehl gen. werden bzw. die Approbation der Urk.n im hzgl. Rat ausgesprochen wird. Generell kommt in den Kanzleivermerken eine Mehrstufigkeit und Differenziertheit zum Ausdruck, die bisher verborgen geblieben war. Neben die Urk.n treten nun auch weitere Amtsbücher, so namentl. Kopialbücher für die im Original verwahrten Urk.n, Lehenbücher und Rechnungsbücher, die kompakt und handl. einen Überblick über große Verwaltungsbereiche boten.

In der ersten Hälfte des 15. Jh.s bricht sich eine geradezu revolutionäre Entwicklung Bahn: Die geistl. Schreiber werden Zug um Zug durch weltl. Schreiber verdrängt und sogar der Posten des Kanzlers fällt in weltl. Hände. 1432 wird Kaspar Schlick, der vom Schreiber zum Protonotar aufgestiegen war, am dt. Königshof der erste Kanzler aus dem Laienstand. Wenige Jahre zuvor, 1423, war am bayer. Herzogshof in München mit Oswald Tuchsenhauser ebenfalls ein Laie aus dem Bürgerstand zum Kanzler aufgerückt. Die größere Mitarbeiterzahl und der neue Stellenwert der Kanzlei hatten auch baul. Konsequenzen. Vom Herzogshof in Straubing wissen wir, daß 1422 für die Kanzlei ein neuer, feuerfester Raum in der hzgl. Burg errichtet wurde. Mit der Kanzlei war in der Regel auch das Archiv und dessen Betreuung verbunden. Seit Anfang des 15. Jh.s lassen sich gehäuft Inventare solcher landesherrl. Archive nachweisen, die als jurist. Arsenale der Landesherrschaft galten.

Seit dem ausgehenden 15. Jh. werden die Funktionen von Kanzlei und Kanzler immer besser greifbar, indem in Hof- bzw. Kanzlei- bzw. Landesordnungen sowie in Eidesformeln die Aufgaben schriftl. definiert begegnen. Die Aufgabenfülle hatte beträchtl. zugenommen, indem seit dem Beginn des 15. Jh.s neben den Urk.n die Missive (Sendschreiben) immer stärker aufkamen und das Aufgabenvolumen sicherl. verdoppelten. Das Zeitalter der schriftl. Korrespondenz war eingeläutet. Auch die Vielfalt der Amtsbücher nahm nun beträchtl. zu, denn in jedem Rechtsbereich waren entspr. Amtsbücher angelegt worden. Die Summe der Amtsbücher, deren Zahl rasch wuchs und die im zentralen Kanzleiraum präsent waren, bildete das amtl. Gedächtnis der Kanzlei. Von vielen Territorialstaaten des späten MA sind solche zentrale Amtsbücherserien, die die unterschiedlichsten Namen tragen können (Amberger Registraturbücher, libri privilegiorum, Mainzer Ingrossaturbücher u. a.), überliefert.

Die Frühe Neuzeit bringt der im SpätMA ausgebildeten Kanzlei nochmals tiefgreifende Änderungen. Etwa seit dem Zweiten Drittel des 16. Jh.s setzt in fast allen Territorien des Deutschen Reichs eine Aufspaltung des bisher einen landesherrl. Rats in mehrere Fachbehörden ein. Hofkammerrat, Geheimer Rat, Geistl. Rat, Lehenhof usw. bilden nun eigenständige Behörden, die über eine eigene Kanzlei verfügen. In den jeweiligen Räten werden die Aufgaben behandelt und die Entscheidungen gefällt. Die dem Rat zugeordnete Kanzlei hatte die Aufgabe, die dort getroffenen Entscheidungen in Antwortschreiben zu kleiden und für deren Expedition zu sorgen. Ledigl. in der Person des Kanzlers (und ggf. auch Vizekanzlers) bestand eine Verklammerung, indem diese dem Ratsgremium ebenfalls angehörten. Damit war die Kanzlei zu einem reinen Ausführungsorgan abgesunken, das – immer den Kanzler ausgenommen – mit den polit. Entscheidungen nichts mehr zu tun hatte. Auch in anderer Hinsicht trat eine Spaltung ein. Die in der Kanzlei ausgefertigten Schreiben nannte man international lettres de chancellerie (Kanzleischreiben). Daneben bildeten sich die lettres de cabinet (Handschreiben), die nicht in der (Behörden-)Kanzlei, die als zu groß und zu unsicher angesehen wurde, sondern in der nächsten Umgebung des Landesherrn, geschrieben von seinen Kabinettsekretären, entstanden. Diese Konfiguration blieb bis zum Ende des Alten Reichs.

→ vgl. auch Abb.102